Datenschutzerklärung

Herbert Fraydl
Bgm.-Michael-Grier-Gasse 2, Haus 38
2700 Katzelsdorf, Österreich
GISA-Zahl: 39331700

E-Mail: kontakt@shiya.at
Telefon: +43 676 66 56 321

Für die Daten eines Teams ist das Unternehmen verantwortlich, das ROLECALL einsetzt; SHIYA Games verarbeitet sie in dessen Auftrag. Grundlage dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, den jedes Board abschließt. Für die Seite selbst — Impressum, diese Erklärung, die Anmeldung — ist die oben genannte Person verantwortlich.

Drei Gruppen, mit sehr unterschiedlichem Umfang. Es gibt keine Freitexte über Personen, keine Bewertung von Personen und keine Rangliste, die über einen einzelnen Abend hinausreicht.

• —Das Spiel durchzuführen: Karten austeilen, Runden steuern, Übereinstimmung auszählen — Grundlage ist der Vertrag mit dem Team.
• —Die Anmeldung der Führungskraft und die Sicherheit der Zugänge.
• —Kartentexte und Illustrationen erzeugen zu lassen, auf Anforderung der Führungskraft.
• —Missbrauch zu verhindern und angesammelte anonyme Zugänge wieder zu entfernen — berechtigtes Interesse an einem sauberen Betrieb.

Vier Dienste, mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Mehr sind es nicht: Es gibt kein Analytics, keine Tracker, keine externen Schriften und keine eingebetteten Inhalte Dritter.

Supabase — Datenbank, Anmeldung und Dateien, Rechenzentrum Irland

Alles, was oben steht.

Vercel — Hosting der Anwendung, Region Frankfurt

Alles, was beim Aufruf einer Seite durch den Server läuft.

Resend — Versand der Anmeldemails

Die E-Mail-Adresse der Führungskraft.

OpenAI — Kartentexte und Illustrationen, Vereinigte Staaten

Teamname, Kontextsatz und Bildbeschreibungen — nie Personennamen, nie E-Mail-Adressen, nie Spielzüge, nie Ergebnisse. Dazu, nur wenn die Führungskraft es ausdrücklich veranlasst: ein Foto der abgebildeten Person für eine Rollenkarte, ein Vorlagenbild für eine Karte oder der von ihr geprüfte Text hochgeladener Unterlagen wie Stellenprofile (siehe unten).

Die Übermittlung an OpenAI in die Vereinigten Staaten ist die einzige Verarbeitung außerhalb der EU. Sie stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Dass dorthin keine personenbezogenen Daten gehen, ist keine Absichtserklärung, sondern in der Anwendung durchgesetzt — mit drei Ausnahmen, die die Führungskraft je Karte ausdrücklich veranlasst:

Rollenfoto: Die Führungskraft kann für eine Rollenkarte ein Foto einer Person hochladen, damit diese Person illustriert auf der Karte erscheint. Das Foto wird dafür an OpenAI übermittelt und dort zu einer Illustration verarbeitet — beim ersten Mal und bei jedem weiteren Bild, das die Führungskraft für diese Karte erzeugen lässt. Dafür bleibt das Foto bei der Karte gespeichert, in einem privaten Speicher ohne Zugriff aus dem Browser; es wird nicht protokolliert. Auf der Karte erscheint ausschließlich die Illustration. Das Foto wird gelöscht, sobald die Führungskraft es entfernt, die Karte oder das Board löscht — spätestens zwölf Monate nach ihrer letzten Anmeldung. Vor dem Upload bestätigt die Führungskraft, dass die abgebildete Person eingewilligt hat; der Zeitpunkt dieser Bestätigung wird an der Karte festgehalten. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der abgebildeten Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die das Kundenunternehmen als Verantwortlicher einholt. Sie kann jederzeit widerrufen werden; die Führungskraft entfernt dann das Foto und kann die Illustration löschen oder ersetzen.

Vorlagenbild (Bildstudio): Die Führungskraft kann für eine Karte ein eigenes Bild als Vorlage hochladen, damit die Illustration dessen Look oder Bildaufbau aufgreift. Vor dem Speichern wird das Bild geprüft, verkleinert und ohne Metadaten neu geschrieben — also ohne Standort und Kameradaten. Es liegt in einem privaten Speicher des Boards ohne Zugriff aus dem Browser und wird bei jeder Bilderzeugung, für die die Führungskraft diese Vorlage wählt, an OpenAI übermittelt. Auf der Karte erscheint ausschließlich die neue Illustration. Vor dem Upload bestätigt die Führungskraft, dass sie das Bild verwenden darf; der Zeitpunkt wird festgehalten. Zeigt das Bild Personen, gilt dasselbe wie beim Rollenfoto: Rechtsgrundlage ist ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die das Kundenunternehmen als Verantwortlicher einholt. Das Vorlagenbild wird gelöscht, sobald die Führungskraft es löscht oder das Board löscht — spätestens zwölf Monate nach ihrer letzten Anmeldung. Nicht übernommene Entwürfe des Bildstudios werden nach 24 Stunden gelöscht.

Unterlagen wie Stellen- oder Rollenprofile: Beim Einrichten eines Kartensets kann die Führungskraft Unterlagen (PDF, Word oder Text) hochladen, damit daraus Rollen- und Aufgabenkarten vorgeschlagen werden. Die Dateien werden auf unserem Server ohne KI ausgelesen und sofort verworfen; sie werden weder gespeichert noch protokolliert. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Links werden dabei automatisch entfernt. Den übrigen Text sieht die Führungskraft, streicht Namen und andere persönliche Angaben und bestätigt das ausdrücklich. Erst dann wird dieser Text an OpenAI übermittelt. Gespeichert werden nur die Karten, die die Führungskraft übernimmt, nicht der Text der Unterlagen.

Spiele mit ihren Runden und gelegten Karten

Bleiben im Sammelheft des Boards, damit das nächste Spiel daran anknüpft. Sie gehen mit dem Board — spätestens zwölf Monate nach der letzten Anmeldung der Führungskraft. Ein abgebrochenes Spiel wird sofort gelöscht.

Anonyme Zugänge ohne Platz

Sieben Tage ohne Nutzung, dann gelöscht. Betroffen sind Vorschau-Aufrufe von Messengern, abgebrochene Versuche und alte Geräte.

Anonyme Zugänge mit Platz

So lange wie der Platz. Sie gehen, wenn die Führungskraft den Platz entfernt, den Link erneuert oder das Board löscht.

Kartensets, Karten und Bilder

Bis die Führungskraft sie löscht. Sie gehören dem Board, nicht dem einzelnen Abend.

Rollenfotos

Bis die Führungskraft das Foto entfernt, die Karte oder das Board löscht — spätestens zwölf Monate nach ihrer letzten Anmeldung. Der Lauf ist wöchentlich.

Das Konto der Führungskraft

Auf Wunsch sofort. Wer sich zwölf Monate lang nicht anmeldet, dessen Konto wird gelöscht, samt Boards, Kartensets, Spielen und Fotos. Eine Vorwarnung gibt es nicht — jede Anmeldung setzt die Frist neu.

Es bestehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine formlose Nachricht an kontakt@shiya.at genügt.

• —Auskunft darüber, welche Daten verarbeitet werden
• —Berichtigung falscher Angaben
• —Löschung
• —Einschränkung der Verarbeitung
• —Herausgabe in einem übertragbaren Format
• —Widerspruch gegen eine Verarbeitung aus berechtigtem Interesse

Wer ohne Konto mitspielt, wendet sich am einfachsten an die Führungskraft des Boards: Sie kann den Platz entfernen, womit auch der anonyme Zugang verschwindet. Der Weg über kontakt@shiya.at steht ebenso offen.

Für Beschwerden ist die Österreichische Datenschutzbehörde zuständig, Barichgasse 40–42, 1030 Wien.

Gesetzt werden ausschließlich die Cookies der Anmeldung. Sie sind technisch notwendig, damit eine angemeldete Person angemeldet bleibt, und werden nicht zur Analyse verwendet. Deshalb gibt es auch keinen Zustimmungsbanner: Es gibt nichts zuzustimmen.

Der Zugriff ist in der Datenbank geregelt, nicht in der Oberfläche. Vor dem Aufdecken kann niemand die Karte einer anderen Person lesen — auch die Führungskraft nicht. Wer nicht Mitglied eines Boards ist, sieht davon nichts. Die persönlichen Links sind über die Schnittstelle nicht abrufbar, auch nicht für andere Mitglieder desselben Boards.